Integrierte Managementsysteme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – Gewinnpotenzial oder Fehlinvestition?

Die Implementierung integrierter Managementsysteme (IMS) in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wird häufig als strategischer Schritt zur Effizienzsteigerung und langfristigen Wettbewerbsfähigkeit betrachtet. Doch trotz der potenziellen Vorteile, wie etwa Kostensenkungen, verbesserte Ressourcennutzung und Nachhaltigkeit, betrachten viele Unternehmen die Einführung eines IMS als unnötigen Mehraufwand.

Besonders in KMU wird oft argumentiert, dass der Aufwand für die Implementierung und die laufende Verwaltung des Systems den möglichen Nutzen übersteigt. Diese Skepsis wird zusätzlich durch die Ablehnung gegenüber Veränderungen von älteren Generationen innerhalb des Unternehmens verstärkt. Traditionelle Arbeitsweisen und die langjährige Erfahrung in etablierten Prozessen führen häufig zu Widerstand gegen neue Managementansätze und Systemänderungen. Dieser Widerstand wird nicht selten von der Ansicht begleitet, dass bewährte Methoden besser funktionieren als komplexe, neue Systeme. Somit stehen viele KMU vor der Herausforderung, die Balance zwischen bewährtem Wissen und der Notwendigkeit zur Anpassung an moderne Managementsysteme zu finden. Diesen Widerstand habe ich in der Vergangenheit immer wieder erlebt und musste mich in meinen Funktionen dieser Konfrontation im täglichen Berufsalltag stellen.

Die Frage, die sich viele KMU-Betriebe häufig stellen, lautet: Lohnt sich eine solche Investition überhaupt aus betriebswirtschaftlicher Sicht?

Diese Frage kann nicht pauschal für alle Betriebe gleich beantwortet werden. Es spielen viele Faktoren eine entscheidende Rolle, die vorab betrachtet werden müssen:

• Welche Dienstleistungen oder Produkte biete ich an bzw. stelle ich her?

• Wer sind meine Kunden bzw. Stakeholder?

• Wie groß ist mein Unternehmen?

• Habe ich die notwendigen Ressourcen für dieses Vorhaben?

• Passt es zur Unternehmenskultur?

• Können Prozesse an die Anforderungen angepasst werden?

Diese Faktoren decken nicht alle Fragen ab, konzentrieren sich aber auf die meiner Meinung nach wichtigsten.

Eine umfassende Metastudie von Bernado et al. (2015) untersucht die Auswirkungen integrierter Managementsysteme (IMS) auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die Studie zeigt, dass die Implementierung von IMS in KMU zu erhöhter Effizienz, Kostensenkungen und Verbesserungen in der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit führt. Zudem wird die Nachhaltigkeit der Unternehmen gestärkt, was durch das integrierte Management verschiedener Qualitäts-, Umwelt- und Sicherheitsaspekte unterstützt wird.[1]

Auf der anderen Seite zeigt eine Studie der Fachhochschule Graubünden und der Schweizerischen Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS), dass KMU häufig von ISO-Managementsystemen profitieren können, wenn diese richtig implementiert werden, da sie zur Verantwortung und Nachhaltigkeit beitragen. Doch auch hier wird darauf hingewiesen, dass KMU spezifische Herausforderungen bei der Einführung eines IMS haben, da ihre Ressourcen und Kapazitäten oft begrenzt sind.[2]

Zusätzlich hat eine Studie von Uni Göttingen aus einem Projekt mit Experteninterviews ergeben, dass KMU Schwierigkeiten haben, ein IMS richtig zu implementieren und gewinnbringend zu nutzen. Eine maßgeschneiderte Anpassung des Systems an die Unternehmensgröße und Ressourcen von KMU ist entscheidend für den Erfolg.[3]

Während IMS großes Gewinnpotenzial für KMU bietet, insbesondere in Bezug auf Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit, ist die richtige Anpassung und die Bewältigung der Umsetzungsbarrieren notwendig, um das volle Potenzial auszuschöpfen.

1.     Dienstleistungen / Produkte

Unternehmen, die sich mit dem Thema integriertes Managementsystem (IMS) und Zertifizierungen auseinandersetzen, sollten sich zunächst selbstkritisch hinterfragen, ob ihre eigenen Dienstleistungen oder die hergestellten Produkte das „Change Management“ tatsächlich fördern und ob sich der Aufwand dafür lohnt.

In diesem Schritt betrachten wir zunächst nicht die Vorteile, die ein IMS mit sich bringen kann, sondern konzentrieren uns nur auf das unternehmerische Handeln hinsichtlich der eigenen Dienstleistungen und Produkte. Die zentrale Frage, die sich hier stellt, lautet: Lohnt sich dieser Aufwand für mein Unternehmen und können dadurch die internen Prozessabläufe verbessert werden?

Wenn man Handwerksbetriebe betrachtet, könnte man zunächst denken, dass ein IMS hier völlig fehl am Platz ist. Doch je nach Größe des Unternehmens sind auch hier geregelte Arbeitsprozesse sinnvoll. Natürlich muss man als Kleinbetrieb (mit weniger als 30 Angestellten) nicht darüber nachdenken, ein IMS-System zu installieren und sich nach ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001 zu zertifizieren. Dennoch kann es auch in kleinen Betrieben hilfreich sein, bereits klare Prozessschritte aus der Sicht der ISO 9001 zu integrieren. Für größere Handwerksbetriebe, insbesondere wenn es sich um Unternehmen mit Konzernstrukturen handelt, sieht die Lage jedoch anders aus.

Nicht nur Großunternehmen im Handwerk, sondern auch andere Dienstleistungsunternehmen profitieren von klaren Prozessstrukturen. Um effizient und effektiv zu arbeiten – vor allem bei mehreren Standorten – ist es notwendig, diese Strukturen zu analysieren, zu definieren und zu implementieren. An dieser Stelle kommt der klare Vorteil eines integrierten Managementsystems ins Spiel. Arbeiten viele Unternehmen noch mit sogenannten „Managementinseln“, vereint ein IMS diese zu einem zusammenhängenden System, das das Miteinander fördert und die Arbeitsprozesse optimiert.

In Unternehmen, die Produkte herstellen, ist ein IMS, unabhängig von der Unternehmensgröße, heute unverzichtbar. Prozessschritte kontinuierlich zu optimieren und dadurch die Produktionskosten zu senken, ist in der heutigen schnelllebigen Welt – insbesondere durch die Digitalisierung – entscheidend, um auf Veränderungen rasch reagieren zu können. Besonders mit einem gut organisierten Qualitätsmanagementsystem kann ein Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit sichern und seinen Kunden einen echten Mehrwert bieten.

Darüber hinaus können Unternehmen, die sich für die Einführung eines Energiemanagementsystems (EMS) entscheiden, ebenfalls langfristig Kosten einsparen. Ein EMS hilft dabei, hohe Energieverbraucher zu identifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Es lohnt sich jedoch nur, ein EMS zu implementieren, wenn es tatsächlich den Energieverbrauch effizient reduziert. Daher richtet sich ein EMS vor allem an Unternehmen mit hohen Energieverbräuchen.

Für große Unternehmen in Deutschland besteht außerdem die gesetzliche Pflicht zur Durchführung von Energieaudits nach dem Energiedienstleistungsgesetz (EDL-G). Die Zertifizierung nach ISO 50001 erfüllt diese Anforderungen. Zudem können Unternehmen, die nach ISO 50001 zertifiziert sind, in Deutschland bestimmte Förderprogramme und steuerliche Vorteile nutzen, wie zum Beispiel die teilweise Rückerstattung der Strom- und Energiesteuer (Spitzenausgleich nach §55 Energiesteuergesetz).

2.     Kunden und andere Stakeholder

Unabhängig davon, wie groß ein Unternehmen ist oder ob es sich um ein Dienstleistungs- oder Industrieunternehmen handelt, spielen die Anforderungen von Kunden oder anderen Stakeholdern (wie z.B. Banken oder Behörden) eine erhebliche Rolle. Diese können bestimmte Nachweise einfordern, bevor die Dienstleistungen oder Produkte in Anspruch genommen werden. Insbesondere durch den Beschluss des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und die Verpflichtung zur Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten wurde dafür gesorgt, dass größere Unternehmen an einem integrierten Managementsystem (IMS) nicht mehr vorbeischauen können.

Mit der Einführung und Einhaltung der Normen ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) können Unternehmen diese Anforderungen erfüllen. Besonders die gesetzlichen Vorgaben tragen dazu bei, dass Unternehmen auch von ihren Lieferanten ISO-Nachweise einfordern. Dabei spielt die Unternehmensgröße der Lieferanten keine Rolle. Hier entscheidet sich bereits für kleinere Unternehmen, ob sich eine Zertifizierung wirtschaftlich lohnt. Für viele kann es sogar um die Existenz gehen, da die Kosten einer Zertifizierung und die Umstellung der Produktionsabläufe, inklusive der notwendigen Investitionen, nicht mehr gedeckt werden können bzw. die Gewinnspanne verringern. Eine Anpassung der Preise aufgrund dieser Veränderungen könnte ggf. auch zu Umsatzeinbußen führen.

Unternehmen, die sich eine Zertifizierung leisten können, profitieren möglicherweise von mehr Aufträgen und schnelleren Auftragsabwicklungen, da langwierige Fragebögen von Kunden durch die Vorlage von Zertifizierungsnachweisen abgekürzt werden können.

Vor allem Dienstleistungsunternehmen, die sich für Ausschreibungen bei öffentlichen Einrichtungen interessieren, sehen sich hier möglicherweise bereits mit der ersten Hürde konfrontiert. Eine Nichterfüllung der Anforderungen kann zum Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen führen.

3.     Unternehmensgröße

Wie bereits erwähnt, spielt die Unternehmensgröße eine wichtige und entscheidende Rolle. Zum einen, ob die Umsetzung eines IMS einen Mehrwert bietet und die dadurch erforderlichen Investitionen in diese Veränderungen wirtschaftlich sinnvoll sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Thema der Zertifizierung nach ISO-Standards. Hier kommt der Unternehmensgröße eine zentrale Bedeutung bei der Kostenkalkulation der Zertifizierungsgesellschaften zu. Diese richtet sich nach der Größe des Unternehmens und wird einheitlich von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) vorgegeben. Weitere Faktoren für die Kalkulation sind die Unternehmensprozesse (was und wie das Unternehmen produziert bzw. welche Dienstleistungen angeboten werden) sowie die Art der ISO-Standards, um die es sich handelt.

4.     Notwendige Ressourcen

Ob ein Unternehmen die notwendigen Ressourcen für die Umsetzung eines integrierten Managementsystems besitzt, hängt davon ab, welche Ziele es sich setzt, welche Ressourcen bereits vorhanden sind und welche Systeme implementiert werden sollen. Auch die Frage, ob man ein solches System zertifizieren lassen möchte, ist ein wichtiger Faktor.

Managementsysteme und Zertifizierungen bedeuten vor allem eines: Veränderungen!

Das Change Management ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, und wie diese Veränderungen umgesetzt werden, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Veränderungen erfordern im ersten Schritt Investitionen, um langfristig von den Systemen profitieren zu können. Daher ist es sinnvoll, zu Beginn zu analysieren, was verändert werden soll und was sich das Unternehmen auch leisten kann.

5.     Unternehmenskultur

Eine starke Unternehmenskultur und engagierte Führung spielen eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Einführung eines integrierten Managementsystems (IMS) in einem Unternehmen. Sie bilden die Grundlage dafür, dass neue Prozesse und Standards nicht nur implementiert, sondern auch von den Mitarbeitern akzeptiert und aktiv unterstützt werden.

Der Erfolg eines IMS steht und fällt mit der Unterstützung durch die Geschäftsführung. Führungskräfte müssen nicht nur die strategische Bedeutung eines IMS erkennen, sondern auch selbst eine Vorbildfunktion einnehmen. Das Engagement der Führungsebene zeigt sich durch eine klare Kommunikation der Ziele, die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen sowie die regelmäßige Überprüfung der Fortschritte. Nur wenn die Geschäftsführung das System ernsthaft unterstützt, wird es im gesamten Unternehmen angenommen und gelebt.

Die Einführung eines IMS bedeutet oft tiefgreifende Veränderungen in der Organisation. Bestehende Arbeitsweisen und Strukturen müssen angepasst oder neu definiert werden, um den Anforderungen eines integrierten Systems gerecht zu werden. Ein gut strukturiertes Change Management hilft dabei, diese Veränderungsprozesse zu steuern. Es minimiert Widerstände und Unsicherheiten bei den Mitarbeitern und sorgt dafür, dass der Übergang reibungslos verläuft.

Durch Schulungen, klare Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess können Ängste abgebaut und ein positives Verständnis für das neue System geschaffen werden. Hier ist die aktive Beteiligung der Führungskräfte entscheidend, um Vertrauen zu schaffen und den Wandel erfolgreich zu gestalten.

6.     Prozesse an die eigenen Anforderungen anpassen

Prozesse können und sollten an die Anforderungen angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie effizient, zielgerichtet und auf die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind. Die Fähigkeit, Prozesse dynamisch an neue Anforderungen anzupassen, ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens, insbesondere in einem sich ständig wandelnden Marktumfeld.

Flexibilität und Skalierbarkeit von Prozessen

Unternehmen stehen oft vor sich ändernden Anforderungen, die von internen Faktoren wie Wachstum und neuen Geschäftszielen oder externen Einflüssen wie gesetzlichen Vorgaben, Kundenanforderungen oder technologischen Entwicklungen kommen. Prozesse müssen daher flexibel genug sein, um auf diese Veränderungen reagieren zu können, ohne die Betriebsabläufe zu stören.

Durch die Skalierbarkeit von Prozessen können Unternehmen sicherstellen, dass die Abläufe sowohl bei einer Vergrößerung als auch bei einer Verkleinerung der Produktions- oder Dienstleistungsvolumen effizient bleiben. Dies bedeutet, dass Prozesse von vornherein so gestaltet werden sollten, dass sie leicht angepasst und erweitert werden können.

Anpassung durch Prozessoptimierung

Eine häufige Methode, um Prozesse an neue Anforderungen anzupassen, ist die Prozessoptimierung. Hierbei werden bestehende Abläufe analysiert und Schwachstellen identifiziert, um sie effizienter zu gestalten. Techniken wie Lean Management oder Six Sigma helfen dabei, unnötige Schritte zu eliminieren und Prozesse an den aktuellen Anforderungen auszurichten.

Technologische Unterstützung

Moderne Technologien spielen eine Schlüsselrolle bei der Anpassung von Prozessen. Automatisierung und Digitalisierung ermöglichen es Unternehmen, Prozesse schneller und effizienter zu gestalten. Durch den Einsatz von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) oder anderer digitaler Tools können Unternehmen ihre Prozesse nicht nur besser überwachen, sondern auch schneller an neue Gegebenheiten anpassen.

Kontinuierliche Verbesserung als Grundprinzip

Ein zentraler Ansatz in vielen Unternehmen ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Dieses Prinzip basiert darauf, dass Prozesse nie statisch sind, sondern kontinuierlich überprüft und verbessert werden. Dies gewährleistet, dass Prozesse stets den aktuellen Anforderungen entsprechen und das Unternehmen agil auf Veränderungen reagieren kann.

Anforderungen und Compliance

Insbesondere in regulierten Branchen, wie dem Gesundheitswesen oder der Lebensmittelindustrie, müssen Prozesse regelmäßig an gesetzliche Anforderungen oder Normen angepasst werden, um die Compliance zu gewährleisten. Ein integriertes Managementsystem (IMS) kann hierbei helfen, diese Anforderungen systematisch zu erfassen und Prozesse entsprechend anzupassen.

7.     Zusammenfassung und Fazit integrierter Managementsysteme:

Die Implementierung integrierter Managementsysteme (IMS) in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wird als potenzieller Schritt zur Effizienzsteigerung und Wettbewerbsfähigkeit betrachtet, jedoch gibt es auch viele Bedenken, insbesondere in Bezug auf den Mehraufwand und die Kosten. Viele Unternehmen, vor allem kleinere, betrachten IMS als unnötig und haben Bedenken, den traditionellen Arbeitsmethoden zu widersprechen. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, etwa die Art des Unternehmens, die Ressourcen, die Unternehmenskultur und die Fähigkeit, Prozesse an die Anforderungen anzupassen.

Studien zeigen, dass die Einführung von IMS in KMU zu Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und einer verbesserten Kundenzufriedenheit führen kann. Insbesondere ISO-Managementsysteme können den Unternehmen helfen, sich besser an gesetzliche Vorgaben zu halten und langfristig von diesen Systemen zu profitieren. Jedoch haben KMU oft mit spezifischen Herausforderungen zu kämpfen, da ihre Ressourcen begrenzt sind.

Fazit

Die Einführung eines IMS in KMU kann sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich bringen:

Vorteile:

• Effizienzsteigerung und Kostensenkungen durch optimierte Prozesse

• Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit durch kontinuierliche Prozessverbesserung

• Nachhaltigkeit und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere durch ISO-Standards wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001

• Kundenzufriedenheit und erhöhte Chancen auf Aufträge

  
  

Nachteile:

• Hohe Implementierungskosten und Ressourcenaufwand, insbesondere für kleine Unternehmen

• Widerstand gegen Veränderungen innerhalb des Unternehmens, insbesondere von älteren Generationen, die traditionellere Arbeitsweisen bevorzugen

• Anpassungsschwierigkeiten und hohe Anforderungen an Change Management, insbesondere bei der Integration komplexer Systeme in bestehende Strukturen

Insgesamt zeigt sich, dass die Entscheidung für die Einführung eines IMS gut überlegt sein muss. Unternehmen sollten vorab die relevanten Faktoren wie Unternehmensgröße, Ressourcen und Branchenanforderungen analysieren und abwägen, ob der Aufwand und die Investitionen durch die langfristigen Vorteile gerechtfertigt sind. Ein gut durchdachtes und maßgeschneidertes IMS kann den Unternehmen helfen, langfristig erfolgreicher zu agieren, während eine nicht optimierte Implementierung zu einer Fehlinvestition führen kann.

Quellen Studie:

[1] Bernado et al., 2015, Metastudie zu IMS und Effizienzsteigerung: blog.dgq.de

[2] Fachhochschule Graubünden und SQS: sqs.ch

[3] Uni Göttingen, Experteninterviews: uni-goettingen.de