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Archivierung von E-Rechnungen 2025: Anforderungen für KMUs

  • Autorenbild: Michael Tretbar
    Michael Tretbar
  • 15. Jan.
  • 2 Min. Lesezeit

Die gesetzliche Verpflichtung zur Archivierung von E-Rechnungen (elektronischen Rechnungen) betrifft auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) in Deutschland. Insbesondere ab 2025 wird die Digitalisierung und rechtssichere Aufbewahrung von Rechnungsbelegen zunehmend wichtiger. Hierbei müssen KMUs nicht nur die allgemeinen steuerrechtlichen Vorgaben einhalten, sondern auch spezifische Anforderungen beachten, die sich aus der elektronischen Natur der Rechnungen ergeben.


1. Gesetzliche Grundlagen

Für die Archivierung von E-Rechnungen sind folgende gesetzliche Grundlagen relevant:

  • § 14b UStG (Umsatzsteuergesetz) schreibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für alle Rechnungen, einschließlich elektronischer Rechnungen, vor. Diese Vorschrift betrifft sowohl die Papierrechnung als auch die elektronische Rechnung.

  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt die ordnungsgemäße Archivierung digitaler Dokumente. E-Rechnungen müssen entsprechend den GoBD unveränderbar, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden.

  • EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet seit 2020 alle öffentlichen Auftraggeber, E-Rechnungen zu akzeptieren und fordert, dass Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden.


2. Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit

Um den GoBD zu entsprechen, müssen KMUs bei der Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen, dass die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist nicht verändert werden können. Dies kann durch den Einsatz eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems (DMS) erreicht werden. Wichtige Kriterien hierbei sind:

  • Unveränderbarkeit: E-Rechnungen müssen nach dem Eingang im System so gespeichert werden, dass sie nicht mehr nachträglich verändert werden können. Es empfiehlt sich die Verwendung von Technologien wie elektronische Signaturen oder Hashwerte, um die Authentizität zu gewährleisten.

  • Protokollierung von Änderungen: Sollte es notwendig sein, dass Informationen zu einer Rechnung ergänzt werden, muss dies vollständig dokumentiert und nachvollziehbar sein.


3. Maschinenlesbare Formate

KMUs sollten sicherstellen, dass die E-Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format archiviert werden. Dazu zählen insbesondere Formate wie XML (zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung), die es ermöglichen, Rechnungsdaten elektronisch weiterzuverarbeiten. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht bei öffentlichen Aufträgen, sondern erleichtert auch die interne Buchhaltung und Revision.


4. Aufbewahrungsort und Zugriffsrechte

Die Aufbewahrung der E-Rechnungen kann sowohl lokal auf den eigenen Servern des Unternehmens als auch in der Cloud erfolgen. Wichtig ist, dass das Unternehmen den Datenzugriff auch für eine mögliche Prüfung durch Finanzbehörden gewährleistet. Hierbei gilt:

  • Datensicherheit: Es müssen Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff getroffen werden. Verschlüsselungstechniken und sichere Zugangskontrollen spielen dabei eine zentrale Rolle.

  • Ort der Datenspeicherung: Auch wenn eine Speicherung in der Cloud zulässig ist, müssen die Daten innerhalb der Europäischen Union oder in einem Land gespeichert werden, das ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.


5. Vorteile der digitalen Archivierung

Für KMUs bietet die digitale Archivierung von E-Rechnungen zahlreiche Vorteile:

  • Effizienzsteigerung: Elektronische Rechnungen lassen sich schnell und einfach in Buchhaltungssysteme integrieren, wodurch Zeit und Kosten für manuelle Datenerfassung eingespart werden.

  • Platzersparnis: Die digitale Archivierung reduziert den Bedarf an physischen Speicherflächen für Papierdokumente.

  • Revisionssicherheit: Moderne Archivierungslösungen bieten automatische Backups und sichern so den langfristigen Zugriff auf die Daten, auch bei technischen Problemen.


Fazit

Ab 2025 wird die rechtssichere und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen für KMUs ein zentrales Thema bleiben. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, wie den GoBD, ist unerlässlich, um im Falle einer Betriebsprüfung Probleme zu vermeiden. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung Chancen, Prozesse effizienter zu gestalten und die Buchhaltung zu modernisieren. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit geeigneten technischen Lösungen ist daher für KMUs ratsam.


Quellen:


ree

 
 
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